高校档案电子化管理

分类:论文范文 发表时间:2019-09-10 09:51

  近年来,各种电子终端设备在人们日常生活中的普及与应用,使数据量呈现出几何倍数的增长,这也使我国真正迎来了大数据时代。在大数据环境下,档案管理是高校管理工作中的重要内容,不过就目前来看,高校在档案管理工作中却存在诸多问题,这些问题严重影响了高校对档案信息的有效利用。鉴于此,该文对大数据环境下高校档案电子化管理应遵循的原则进行探讨,分析了高校档案电子化管理现状,并提出相应的建议,以期能够提高我国高校的档案管理水平。

高校档案电子化管理

  关键词:大数据;高校档案;电子管理

  档案作为高校在日常管理及人才培养中的重要工具,对档案进行高效化的管理,已经成为高校在发展过程中的迫切需求。在高校档案中,档案内容包括教学、科研、行政、学生管理等许多方面的信息,这些信息也关系到上级部门对人才的选拔与应用,因此高校必须要对档案管理工作予以高度的重视。随着大数据时代的到来,越来越多的高校开始应用计算机来进行档案管理,从而使档案管理从原有的纸质类管理转变为电子化、信息化管理,从而为档案信息的存储与调阅带来了巨大便利,使人力与物力的投入得到了有效节约,提高了档案管理效率,使档案能够为高校的人才培养提供更加优质的服务。在大数据环境下,需要采取更多手段和措施,努力提高高校档案的电子化管理水平,使高校的发展能够紧随时代发展潮流。

  1大数据环境下高校档案电子化管理应遵循的原则

  在大数据环境下,高校档案的电子化管理必须要遵循五大原则,这五大原则分别是合法性、效益性、真实性、可用性以及安全性。在合法性原则下,不论档案是纸质类,还是电子类,都需要严格按照我国出台的档案管理法律法规及高校的档案管理规定来执行,使高校档案的电子化管理工作能够合理、合法地开展。在效益性原则下,高校在档案电子化管理中,需要对管理成本及其效益进行衡量,使档案管理的人力、物力花费能够控制在允许范围内,对档案管理方法进行相应的优化,确保在降低档案电子化管理成本的同时,提高档案的管理效益。在真实性原则下,必须要确保档案的真实性,如果档案不够真实,则也失去了管理的意义。因此,在档案电子化管理工作中,需要确保档案信息完整、准确、可靠。在可用性原则下,高校档案的电子化管理不仅涉及到人事档案的管理,同样还包括财务会计信息档案的管理,自会计电算化在我国进行推广与应用以来,会计信息也普遍呈现出电子类形式,不过,相比于高校的档案管理系统、会计系统在技术层面上的差异,使部分财务会计信息无法录入至档案管理系统中,即使录入到系统中,也难以对这些数据进行转换,从而导致数据发生偏误,可用性较差。在安全性原则下,高校档案的安全性不仅关系到高校的未来发展,还关系到高校许多人员的切身利益,因此在高校档案的电子化管理中,应采取相应的安全措施来防范黑客入侵,避免高校档案被不法分子所窃取。

  2大数据环境下高校档案电子化管理现状分析

  2.1大量纸质类档案难以实现电子化管理

  在大数据环境下,我国各个高校正致力于尽快实现档案的电子化管理。与此同时,在高校中存储着大量的纸质类档案,要想将这些纸质类档案全部转化成电子信息,需要高校投入大量的时间、精力和人员,而对于高校来说,其本身只有较少的人员从事档案管理工作,这也造成高校对档案信息的电子化录入无法在短时间内实现。

  2.2高校的档案电子化管理缺乏相应的大数据技术支持

  在大数据环境下,高校在档案电子化管理工作中,需要运用大数据技术来快速整合现有的档案信息,使档案信息能够分门别类,从而提高档案信息的利用效率。不过,就目前来看,高校档案管理人员并没有熟练掌握和运用大数据技术,这也使其无法通过大数据技术来对档案信息进行整合,再加上高校在档案管理人才团队建设上较为滞后,致使高校在档案电子化管理中对大数据技术的运用能力不足,从而无法满足大数据环境下对档案的电子化管理要求。

  2.3高校的电子档案管理存在较大的安全隐患

  现阶段,我国对网络安全形势的愈发重视,使越来越多的高校认识到网络安全的重要性,这也使许多高校开始采取相应的手段及措施来加强网络安全管理。不过,由于许多高校并没有建立较为完善的网络安全保障体系,致使高校在电子管理工作中无法得到可靠的安全保证,再加上档案管理人员在电子化管理中的疏忽、操作失误等行为,使高校的电子档案管理面临着很大的安全隐患,这不仅会对高校的管理工作造成影响,甚至还会损害到相关人员的切身利益。

  3大数据环境下高校档案电子化管理的相关建议

  3.1加强高校档案电子化管理的专业团队建设

  在大数据环境下,高校要想尽快实现档案电子化管理目标,就必须要加强专业团队建设,选拔一些具有较强实践能力、责任感较强、专业知识丰富的学生,使其能够在毕业后从事高校的档案电子化管理工作。此外,还可在校外招聘一些有着较强专业能力的人员进行任职。高校还要对现有的档案管理人员进行强化培训教育,提高档案管理人员的综合素质与专业水平,增强档案管理人员的责任感,使其能够为高校的档案电子化管理工作做出更大的贡献。

  3.2加快高校档案电子化管理体系建设

  为了适应大数据时代的发展形势,高校必须要加快档案电子化管理体系建设,积极运用大数据理念,在大数据技术的支持下提高档案电子化管理水平,对于现有的纸质类档案,加速其向着电子类档案的转化。在高校档案电子化管理中,应不断完善现有的档案信息管理系统,解决档案信息管理系统在运行过程中遇到的各种技术问题,同时采取数据加密技术、智能防火墙技术等多种大数据技术,加强档案信息管理系统的安全性,防止高校档案信息发生泄漏、丢失。此外,还要建立完善的档案电子化管理制度,规范电子档案的管理流程,使电子化管理模式能够取代原有的纸质类档案管理模式,从而更好地满足大数据时代对档案信息的管理要求。

  3.3优化高校档案电子化管理方法

  高校在进行档案电子化管理时,需要规范电子档案的具体格式,根据电子档案中的信息所具有的识别特征,实现对电子档案的规范化、标准化管理。在档案电子化管理中,应采取超链接方法,使档案内容和目录能够关联起来,从而帮助用户通过目录来快速查阅自己所需的档案内容。在档案电子化管理工作中,应不断优化现有的管理方法,提高电子档案管理的高效性,对电子档案进行快速的分门别类,并高度整合档案中的信息内容,以此最大限度地提升档案信息的利用效率。

  4结语

  总而言之,在大数据环境下,各种新技术、新理念的出现,使其给我国高校的档案电子化管理工作带来了巨大的影响,彻底改变了高校中原有的纸质类档案管理模式,实现了对档案资料信息的电子化、信息化管理,使高校的档案管理水平得到了显着提高。因此,高校必须要紧紧把握此次发展机遇,积极运用大数据理念及技术,大力引入电子档案管理专业人才,不断优化和改进档案管理方法,加快档案电子化管理体系建设,增强电子档案信息共享性。

  参考文献

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  [4]孙勇.浅谈高校档案电子化管理存在的问题和解决方法[J].科技经济导刊,2018,26(19):220.

  作者:吴园园 刘玥 单位:衡水学院

关键词:高校档案电子,化管理

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